Araras, Fevereiro de 2001
INSTRUÇÕES DE PROCEDIMENTOS
ANUAIS.
RAIS / INFORME DE RENDIMENTOS / DIRF
ANO BASE / 2.000
Informes de Rendimentos
Instalação
Você deve fazer download da Internet http://www.dape.com.br/revisoes/dirf, lá você encontrará o executavel instdirf.exe ou entao instdirf_rXX.exe o mesmo se trata de um o executável auto instalável para emissão de informes e também geração de arquivos para o validador da receita federal. (Ex. se voce encontrar instdirf_r01.exe, siginifica a revisao 01 do instdirf, siga todas as instruçoes, trocando a palavra INSTDIRF pelo nome do executavel nesse exemplo INSTDIRF_R01)
Apartir da área de onde você fez o download, execute o seguinte comando:
C:\DOWNLOAD\>INSTDIRF <drive da folha> e tecle [enter]
A partir desse comando será criado um diretório em seu computador chamado DIRF00
Carga Inicial do Programa
Para chamá-lo, entre no diretório DIRF00 (CD\DIRF00), E tecle DIRF. Caso você tenha diretórios FP2, FP3, etc. tecle DIRF FP2, DIRF FP3, etc.
Se você preferir a partir do raiz (CD\) digite DIRF e tecle enter ou DIRF FP2, etc..
Pré-requisitos:
Listar o seu cadastro de vencimentos e descontos ( resumido ).
Dispor de formulário contínuo de 80 colunas 2 vias em branco.
Ter em seu disco rígido fichas financeiras de 12/99 até o último mês que você encerrou a folha.
Ter em seu disco rígido no mínimo 10Mb de espaço livre.
PREPARAÇÃO
A Preparação para emissão do informe está vinculada aos seguintes procedimentos que deverão ser seguidos à risca pelo usuário.
1. Atualização do Cadastro de Informes de Renda.
2. Preparação e conferência do Cadastro de Vencimentos e Descontos.
3. Preparação do Cadastro de Empresas.
- Atualização do Cad. de Informes de Renda. ( Manut.Informações / 2a.página / opção 6 Campos de Informe).
Criar seus grupos de informes a serem impressos no corpo do informe de rendimentos conforme as verbas que foram pagas ou descontadas durante o exercício aos funcionários. (se oriente pelo seu cadastro de vencimentos/descontos). Os registros a serem criados devem obedecer ao padrão :
Rendimentos Tributáveis e Descontos Efetuados- Códigos de 41 a 49
41 Total de Rendimentos tipo = R (redimento)
42 Contribuição Previdenciária Oficial tipo = D (dedução)
43 Contrib. Previd. Privada Fundo Apos. tipo = D (dedução)
44 Pensão Alimentícia tipo = D
45 Dependentes tipo = D
46 Imposto Retido tipo = I (imposto)
Rendimentos Isentos e Não Tributáveis - Códigos de 51 a 59
51 Salário Família tipo = R
52 Parte dos Prov.Aposent.,Res.Reforma (65 anos) tipo = R
53 Diárias e Ajuda de Custo tipo = R
54 Pensão, Aposent.,Reforma por Moléstia/Ac.Trab. tipo = R
55 Lucros e Dividentos 1999 tipo = R
56 Pag.Titulares Micro Empresa ou Peq.porte tipo = R
57 Outros tipo = R
Rendimentos Sujeitos a Tributação Exclusiva na Fonte - Códigos de 61 a 69
61 13:Salário tipo = R
62 Outros tipo = R
Informações Complementares
71 Informações Complementares : Despesas Médicas, odontológica ou hospitalares. (deixar o tipo em branco).
- Preparação e conferência do Cadastro de Vencimentos e Descontos
Atualize o campo Class.Tributação (último campo da tela 2) com os códigos de informes criados no cadastro de informes referentes as verbas.
Rendimentos Tributáveis e Descontos Efetuados - Códigos de 41 a 49 :
41 -Total de Rendimentos
Utilizar este código em todas as verbas que formaram no o exercício a base de IR normal de pagamento :
Verbas de Salário, Horas Extras, Adicionais, Férias,Comissões e todas outras que incidam IR, menos 13:salário.
Atenção: Você deverá associar ao código 41 também a verba de desconto de adiantamento (vale), a de vencimento não deve ser associada.
42 - Contribuição Previdenciária Oficial
Utilizar este código em sua verba de INSS.
43 - Contribuição Previdenciária Privada ou Fundo de Aposentadoria Programada Individual
Utilizar este código na verba de desconto relativa, caso a empresa participe do FAPI.
44 - Pensão Judicial
Nas suas verbas de desconto de pensão alimentícia coloque o código 44. Caso você tenha verba de Pensão Alimentícia sobre 13. Salário não associe a 44.
45 Dependentes (amarração automática do sistema)
46 Imposto de Renda Retido na Fonte
Para as suas verbas de IRRF normal e IRRF sobre férias e IRRF sobre adiantamento e IRRF pagamentos exporádicos..
Rendimentos Isentos e Não Tributáveis - Códigos de 51 a 59
51 Salário Família Relacione ao código 51 a sua verba de Salário Família.
52 Parcela Isenta dos Proventos de Aposentadoria, Reserva,Reforma e Pensão (65 anos ou mais)
53 Diárias e Ajuda de Custo
54 Proventos de Pensão, Aponsentadoria ou Reforma por Moléstia Grave ou Acidente de Trabalho
55 Lucros e Dividentos Apurado a Partir de 1996 pago por PJ (lucro real, presumido ou arbitrário).
56.Val.Pagos a Titular Microempresa/Emp.Pequeno Porte (exceto pró-labore, aluguel ou Serv.Prest.)
57. Outros. - Outras verbas isentas ou não tributáveis. (Aviso Prévio Indenizado, FGTS, etc...).
Rendimentos Sujeitos a Tributação Exclusiva na Fonte - Códigos de 61 a 69
61 Décimo Terceiro Salário
Coloque o código 61 na verba de vencimento de 13.salário parcela final, não utilize as verbas de adiantamentos ou primeira parcela de 13.salário.
O INSS sobre o 13.salário, você não precisa se preocupar pois o sistema irá recalculá-lo.
Caso você pagou junto ao 13.salário outras verbas ( adicionais, prêmios, pensões específicas ao 13.salário amarre-as também ao código 61 ).
Amarre ao código 61 a verba de IRRF sobre 13o. Salário.
62 Outros (provavelmente não irá amarrar este código a nenhuma verba.)
Informações Complementares : Código 71
71 Informações Complementares : Despesas Médicas, odontológica ou hospitalares.( valor reembolsado pelo empregado ao empregador, no caso de a empresa manter convênio diretamente ao prestador de serviço, importância descontada mensalmente do empregado para cobertura de despesas com hospitalização, assistência médica e dentária etc..
Após a Vinculação dos Eventos com os Campos de Informe
Liste o cadastro de vencimentos e descontos e verifique se a vinculação está correta. Esta verificação é de suma importância, pois o sistema irá usá-la para totalizar as verbas pagas durante o ano e agrupá-las no informe. As verbas que não se situam nas condições acima deverão ficar com código 00.
- Preparação do Cadastro de Empresas
Entre em todas as suas empresas e atualize os campos :
Pagamento dentro do Mês-(S) se a empresa em questão efetua o pagamento da folha até o último dia do mês de referência, e (N) se efetua o pagamento do mês de referência até o quinto dia útil do mês subsequente.
Telefone - Número do telefone para contato.
Processamento da Dirf
- Chame o módulo da DIRF00.
Pré-Requisitos
1. Conferências das deduções por dependentes
Entre na opção Manutenção e chame Deduções por Dependentes.
A tabela mostrada é para empresas que efetuam pagamentos em regime de competência (dentro do mês). Caso a sua empresa seja regime de caixa (pagamentos até o quinto dia do mês), corrija os valores das deduções por dependente.
obs.: Os valores que deverão aparecer na tabela de dependentes deverá ser R$ 90,00 para todos os meses, corrija se necessário.
Acertos das UFIR’s
Coloque 1 em todos os valores de todos os meses, caso não seja essa situação.
Parâmetros da DIRF00
Entre na opção Parâmetros e confira ou atualize as seguintes informações :
Dias Calc. Férias - (valor padrão = 2) . Significa o número de dias anteriores as datas de início de gozo de férias (registradas no Cad. de Funcionários) quando foram efetuados os pagamentos das mesmas, se a empresa costuma pagar as férias com mais dias de antecedência, informe o valor correto de dias.
O módulo irá subtrair esses dias da data de início de gozo para achar o mês de apropriação das férias, ou seja o real dia do pagamento das mesmas.
Exemplo :
Início de Gozo : 02/04/99 - 2 dias : data provável do pagamento 31/03/2000.
Os valores pagos nestas férias serão apropriados no mês de Mar/2000.
Verbas de 13.Sal.- O módulo irá trazer a verba de pagamento integral de 13.salário (parcela final) e I.R. 13. Salário. Caso junto ao 13.salário você tenha pago outro evento -(adicionais, ou descontos de pensões, etc), informe os códigos, nesta seção.
Verifique se o módulo trouxe a verba de INSS sobre 13o. Salário corretamente, se não, coloque-a no campo apropriado
Verbas de Férias - As verbas mostradas são Férias Normais, 1/3 lei, Abono Pecuniário, Medias, IR s/férias, caso você pague junto com as férias outros complementos (adicionais, prêmios, etc ) informe os códigos adicionais necessários
Cod.Rend.Trib. - Será o código que você ligou aos rendimentos tributáveis no Cad. de Campos de Informe. (41)
Cod.Contr.Prev.- Será o código que você atribuiu a Contribuição Previdenciária no Cad. De Campos de Informe. (42)
Cod. 13.Salário - Será o código que você atribuiu ao 13o. Salário nos Campos de Informe. (61)
Config.para 1/8 - Será a sequência de caracteres para programação de sua impressora para a emissão dos informes. O padrão utilizado será de 8 linhas por polegada (veja o manual da impressora)
Exemplo: Epson/ Grafix - 027.048
Config.para 1/6 - Será a sequência de caracteres p/ programação de sua impressora devolver a programação normal. Normal e 6 linhas por polegada. ( veja o manual da impressora )
Exemplo: Epson/ Grafix - 027.050
Processamento
Após as parametrizações iniciais, peça o Processamento de maneira Geral. O módulo irá varrer as fichas financeiras para a distribuição dos rendimentos, impostos e deduções em cada mês respectivamente a seus efetivos pagamentos.
Você poderá também processar somente os não alterados, isto é, após o processamento geral suponhamos que você necessite alterar algum funcionário na manutenção, ajustando seus valores manualmente, e após isso tenha que reprocessar novamente os demais funcionários, então neste caso solicite N - não alterados, pois o G geral irá invalidar as manutenções realizadas.
Manutenção do Informe
Possibilita a visualização e correção dos valores de cada funcionário e de cada código de informe apropriados mês a mês pelo processamento.
Não esqueça que se alterado algum funcionário, nao execute novamente o processamento geral para não perder as correções manuais efetuadas por você.
Informações Complementares
Possibilita você complementar o campo 6 dos informes de cada funcionário com informações referentes a : Deduções de pensão alimentícia / Pagamentos de diferenças de depesas médicas, hospitalares e odontológicas.
Emissões de Relatórios
O módulo imprimirá o informe em reais .
A emissão poderá ser realizada perante os seguintes parâmetros :
A - Alfabética - neste caso emitirá todos os funcionários em ordem alfabética.
E - Emp.Depto.Sec - Emitirá os informes classificados por empresa, departamento e seção, sendo que neste caso você poderá emitir G geral ou P parcial onde você informará o registro inicial e final.
Lembre-se que o informe será emitido em papel de 80 colunas.
Conferência e Erros
No relatório de informe, o IR retido será a soma dos IR de folha e IR de vale (caso a empresa seja regime de caixa).
IR apresentado no informe = IR da folha + IR do vale.
Para a conferência, sugerimos que você pegue alguns casos e confira com as respectivas fichas financeiras.
Como que o módulo irá apropriar os redimentos.
Empresas que pagam folha até o quinto dia útil devem apropriar :
Os adiantamentos e respectivos IR de janeiro a dezembro/2000, As folhas de dezembro/1999 a janeiro/2001.
O décimo terceiro de 99. As partes de férias apropriadas de janeiro a dezembro/99.
Exemplo de apropriação de Rendimentos em 2000
apropriação do Mês de Janeiro/2000
Terá a Folha de 12/1999, menos o vale de 12/1999, mais o vale de 01/2000 e se for o caso férias e rescisões pagas em 01/2000.
apropriação do Mês de Fevereiro/2000
Terá a Folha de 01/2000, menos o vale de 01/2000, mais o vale de 02/2000 e se for o caso férias e rescisões pagas em 02/2000.
apropriação do Mês de Dezembro/2000.
Terá a Folha de 11/2000, menos o vale de 11/2000, mais o vale de 12/2000 e se for o caso férias e rescisões pagas em 12/2000.
Lembre-se que as férias serão a data de início de gozo menos os dias informados no parâmetro.
Obs.: O sistema só apropriará corretamente as férias pagas pelo apontamento de férias, caso contrário as férias serão apropriadas no mês da ficha Retenção na Fonte.
Exemplo de apropriação de I.R. em 2000
Mês de Janeiro/2000
IR da folha de 12/2000, mais IR do vale de 01/2000 e ser for o caso o IR de férias dos movimentos de férias e rescisões de 01/2000.
Empresas que pagam folha dentro do mês, apropriam da seguinte maneira
As folhas de janeiro/2000 a dezembro/2000. O décimo terceiro de 2000. As partes de férias de janeiro a dezembro de 2000.
Exemplo : Rendimentos
Mês de Janeiro/2000 - Terá a Folha de 01/2000, e se for o caso férias/rescisões pagas em 01/2000.
Mês de Fevereiro/2000 - Terá a Folha de 02/2000, e se for o caso férias/rescisões pagas em 02/2000.
Mês de Dezembro/2000 - Terá a Folha de 12/2000, e se for o caso férias/rescisões pagas em 12/2000.
Lembre-se que as férias serão a data de início de gozo menos os dias informados no parâmetro.
Retenção na Fonte.
Mês de Janeiro/2000 - IR da folha de 01/2000 e ser for o caso o IR de férias dos pagamentos de férias e rescisões de 01/2000.
ATENÇÃO: Se houver erros de CPF, você deve corrigir e reprocessar. Tudo o que for acertado na manutenção, será assumido pelo módulo.
PROCESSAMENTO DA DIRF / 2000
Atenção : Deve ser executado o processamento somente após a execução do processamento de INFORME DE RENDIMENTOS
O módulo DIRF/2000 gravará a DIRF referente a 2.000 em diskette ou em área por você determinada no seu disco rígido ou rede local nos padrões determinados pela Receita Federal.
Critérios :
Serão gravados um ou mais diskettes POR EMPRESA.
Para cada empresa o sistema irá gravar as informações referentes aos funcionários diretamente dos arquivos gerados pelo Informe de Rendimentos/2000. Portanto deve-se processar primeiro os seus informes para depois processar a DIRF.
Para cada empresa também, o sistema dispõe de recursos para a inclusões de outras informações referentes a empresa tais como, aplicações, pagamentos a terceiros e outros que tiveram tributações na fonte, porém recomendamos que você coloque essas informações adicionais no programa da Receita Federal que fará a importação e validação dos dados gerados pela folha.
O sistema irá juntar as informações referentes a funcionários e as informações referentes a outras tributações e gravá-las no devido arquivo para importação/validação pelo programa da Receita Federal.
Após a gravação do arquivo você deverá submetê-lo a importação de dados da Receita para a validação e crítica dos dados.
O programa e instrução de uso devem ser retirados no site da Receita Federal http://www.receita.fazenda.gov.br.
Em caso de erros, a Receita emitirá um Diagnóstico com as irregularidades encontradas.
As irregularidades deverão ser corrigidas através do sistema da folha e ou módulo dirf00, e uma nova importação dos dados deverá ser realizada pelo programa da Receita. Após o aceite total das informações a Receita, você poderá adicionar informações complementares, corrigir eventuais erros de valores, emitir relatórios e até mesmo imprimir o Informe de Rendimentos em impressora padrão Laser/Jato de tinta que apartir desse não mais forneceremos o programa para este propósito.
Aconselhamos que se use diskettes novos e formatados no equipamento e no drive que irá gerar a DIRF, para a gravação do arquivo a ser importado pela receita, isso para que se guarde cuidadosamente esse diskette para casos de reimportação em épocas futuras. Sendo assim aconselhamos que se faça uma cópia desse diskette para maior segurança antes de arquivá-lo
Mas atenção; em um diskette cabe aproximadamente 1800 funcionários caso a empresa tenha um volume maior que esse, aconselhamos que o arquivo seja gravado no HardDisk ou RedeLocal e apos a importação/validação dos dados pelo programa da receita, esse arquivo seja copiado em Backup e mantido arquivado em segurança.
Por questão de segurança contra extravios e pelo fato de que a empresa deverá guardar estas informações por 5 anos, aconselhamos que se gere três cópias do arquivo por empresa.
Gravação de Diskette ou do arquivo para importação pelo programa da Receita Federal
Opção onde o sistema deverá gravar em diskettes ou no HardDisk/RedeLocal as informações de funcionários já apuradas no informe de rendimentos mais as informações lançadas na manutenção. A gravação poderá ser realizada quantas vezes forem necessárias.
A gravação é centralizada por CNPJs de uma empresa com suas respectivas filiais com prefixos de CNPJ compátiveis.
Parâmetros a serem informados na gravação :
Informe o arquivo de Destino: o padrão sugere A:\DIRF, PORÉM VOCÊ PODE ALTERÁ-LO CONFORME SUA NECESSIDADE.
CNPJ ou Prefixo da Matriz: deverá ser informado o prefixo do CNPJ das empresas com recolhimento centralizado a ser gerado no arquivo, caso seu recolhimento não tenha sido centralizado solicite informações junto a receita e solicite junto a nós qual a maneira correta de gerar o arquivo.
Natureza do Declarante: deverá ser informato conforme tabela abaixo:
Será “0” para PF ou PJ de direito privado, exceto instituição administradora de fundo ou clube de investimento.
Será “1” para Órgãos , Autarquias e Fundações da Administração Pública Federal.
Será “2” para Órgãos, Autarquias e Fundações da Administração Pública Estadual ou Municipal.
Será “3” para Instituição Administradora de Fundo ou Clube de Investimento.Nome da Empresa Declarante: ...
CPF do responsável perante o CNPJ: Número do CPF do responsável pela empresa declarante perante a Junta Comercial.
OS DADOS ABAIXO SE REFEREM A PESSOA RESPONSÁVEL PELAS DECLARAÇÕES JUNTO A EMPRESA, ELA QUE RESPONDERÁ PELOS DADOS EM CASO DE SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES PELA RECEITA FEDERAL
Nome do Responsável: Pessoa responsaável pela geração das declarações.
CPF do responsavel (pelas declarações)
DDD - TELEFONE - RAMAL E FAX do responsável pelas declarações
Email do responsavel pelas declarações
Após as informações estarem completas e sua confirmação, se existirem mais de uma empresa com o mesmo prefixo a ser gravado no arquivo será solicitado que se escolha entre os vários CNPJs qual deles pertence a empresa que centraliza os tributos junto a Receita Federal.
O processo de gravação pode ser repetido quantas vezes forem necessarias até que todas as críticas de erros feitas pelo validador da Receita sejam corrigidas.